Sledování aut pomocí GPS – jaká právní rizika hrozí při chybném nasazení?

Instalujete do firemních vozů GPS lokátory a těšíte se na úspory? Pozor – bez správného nastavení riskujete sankce až 20 milionů eur podle GDPR. Sledování aut pomocí GPS totiž není jen technická záležitost, ale také minové pole plné právních pastí. Nedostatečné informování řidičů, absence bezpečnostních opatření nebo nepřiměřený rozsah monitoringu – každá z těchto chyb stačí k tomu, aby satelitní sledování dopadlo pro firmu katastrofálně. Ukážeme vám konkrétní rizika a jak se jim vyhnout.

Sledování aut přes GPS dnes firmy zavádějí během několika hodin, právní důsledky chyb ale často odstraňují měsíce i roky. Mnohé společnosti podcení právní stránku věci a soustředí se pouze na technické řešení. Následující čtyři oblasti představují nejčastější zdroje problémů, které mohou satelitní sledování změnit v existenční hrozbu.

Nedostatečné informování zaměstnanců – hřích číslo jedna

Podle § 316 odst. 1 zákoníku práce musí zaměstnavatel přímo informovat zaměstnance o rozsahu monitorování a způsobech jeho provádění. „Přímo“ ovšem neznamená e-mail s odkazem na firemní intranet, ale jasnou a osobní komunikaci, k níž se zaměstnanec může kdykoliv vrátit a kterou zaměstnavatel dokáže prokazatelně doložit.

Sledování aut pomocí GPS tedy vyžaduje, aby zaměstnavatel sdělil zaměstnancům:

• že vozidlo monitoruje pomocí GPS nebo jiné technologie,
• zda použitá technologie zaznamenává kromě sledování polohy i další údaje o jízdě (styl řízení, brzdění, spotřebu),
• za jakým účelem získané údaje zpracovává,
• kdy dojde ke smazání nebo anonymizaci dat,
• v jakých situacích a jakým způsobem lze monitoring vypnout,
• kompletní informace podle čl. 13 GDPR o zpracování osobních údajů.

Firmy často spoléhají na to, že zaměstnanci podepsali pracovní smlouvu nebo souhlas se zpracováním údajů při nástupu. Tento přístup ale nestačí – informování o konkrétním monitoringu musí proběhnout zvlášť a obsahovat všechny výše zmíněné body. Kromě finančních sankcí hrozí i žaloby od zaměstnanců na ochranu osobnosti a narušení důvěry v pracovním týmu.

Absence povinných GDPR opatření

Instalace GPS lokátorů není jen otázkou připojení zařízení k palubní desce. Satelitní sledování vozidel znamená zpracování osobních údajů, což aktivuje celou řadu povinností správce podle GDPR.

První povinností je vedení záznamu o činnosti zpracování podle čl. 30. Tento záznam musí obsahovat:

• účel zpracování,
• kategorie údajů,
• příjemce,
• lhůty pro výmaz
• a popis bezpečnostních opatření.

Řada firem však GPS monitoring do svých záznamů vůbec nedoplní.

Druhým rizikovým místem je spolupráce s dodavatelem monitorovacího systému. Pokud dodavatel přistupuje k osobním údajům zaměstnanců, stává se zpracovatelem a firma s ním musí uzavřít smlouvu o zpracování osobních údajů.

Třetím problémem bývá zabezpečení získaných dat. Lokalizační údaje patří mezi citlivé informace a jejich únik představuje závažné porušení nařízení. Firmy musí zavést jasná organizační opatření:

• kdo a proč smí k datům ze sledování firemních aut přistupovat,
• jak dlouho se uchovávají
• a jak je chráníte.

Svévolné nahlížení mimo stanovený proces totiž samo porušuje GDPR.

Tip: Spolehlivé řešení sledování aut přes GPS najdete na https://satelitnisledovani.cz/.

Nepřiměřený rozsah monitoringu – když sledování přeroste v šikanu

Pracovní skupina WP29 jasně stanovila: zaměstnavatel má oprávněný zájem znát polohu svých vozidel, musí však respektovat zásady proporcionality a subsidiarity. Sledování aut pomocí GPS nesmí přerůst v permanentní kontrolu každého kroku zaměstnance.

Konkrétně to znamená několik limitů:

• Zaměstnanec musí mít možnost dočasně vypnout sledování polohy při zvláštních okolnostech, například při cestě k lékaři.
• Monitoring mimo pracovní dobu je jen těžko odůvodnitelný – pokud firma potřebuje chránit vozidlo před krádeží, stačí zaznamenávat pouze výjimečné situace (opuštění definovaného regionu). U využití firemního auta pro soukromé účely doporučuje Ministerstvo průmyslu a obchodu ČR namátkové kontroly, nikoliv permanentní sledování.

Právní praxe však stále hledá jasnou odpověď na otázku, kolik procent času znamená ještě přijatelnou kontrolu a kdy už jde o „intenzivní a stálé sledování“ zakázané Úřadem pro ochranu osobních údajů. Tato šedá zóna představuje pro firmy významné riziko sporů.

Zneužití dat k nelegitimním účelům

Sledování aut pomocí GPS je ze zákona určené výhradně k ochraně majetku a vedení evidence jízd, nikoliv k detailnímu hodnocení a kontrole zaměstnanců. Firmy však často podlehnou pokušení využít nashromážděná data k analýze produktivity, posuzování výkonnosti řidičů nebo dokonce k disciplinárním opatřením založeným na detailech pohybu.

Takové využití dat překračuje původní účel zpracování a porušuje základní zásady GDPR. Zaměstnanec, který zjistí, že ho firma systematicky hodnotí na základě GPS záznamů, má silnou pozici pro žalobu nejen kvůli porušení ochrany osobních údajů, ale i kvůli zásahu do osobnostních práv.

Přehledné shrnutí

Oblast	❌ Chybný postup	✅ Správný postup
Informování zaměstnanců	E-mail s odkazem na intranet, obecný souhlas při nástupu	Přímé prokazatelné informování o konkrétním monitoringu podle § 316 ZP
GDPR dokumentace	Absence záznamu o zpracování, žádná smlouva s dodavatelem	Kompletní záznam dle čl. 30 GDPR, smlouva se zpracovatelem dle čl. 28
Rozsah sledování	Permanentní monitoring 24/7 včetně soukromých cest	Monitoring při pracovních cestách, možnost vypnutí při osobních záležitostech
Účel zpracování	Hodnocení výkonu zaměstnanců, disciplinární opatření	Ochrana majetku, vedení knihy jízd, daňová uznatelnost výdajů
Zabezpečení dat	Volný přístup pro všechny manažery, dlouhodobé uchovávání	Jasně definovaný okruh osob s přístupem, stanovené lhůty pro výmaz

Prevence stojí zlomek ceny oproti sankcím

Právní nastavení sledování firemních aut vyžaduje časovou investici, ale alternativou jsou pokuty měřené až v milionech a reputační škody, které přetrvají roky. Každá firma zavádějící GPS monitoring by měla mít jasně dokumentované procesy, proškolené zaměstnance a pravidelné audity dodržování předpisů.